Този случай съвпада с ръководството за започване на нов проект
- Най-напред вижте какво значи координация на проект в Общество.
- Вижте няколко препоръки при координация на участниците.
- Вътрешно в екипа, изберете дали ще продължите с facebook групата като място за дискусии и координация по проекта или ще използвате нещо различно.
- Вътрешно в екипа, изберете къде ще споделяте файлове по проекта и какво ще се ползва за групова работа над документи.
- Вижте как от разстояние (по интернет) да обясните проблем или идея?
- Запознайте се как протичат различни видове дейности.
- Вижте други полезни online инструменти и похвати.
<Трябва да се напише:>Примерно съобщение, което е достатъчно да изясни как ще се работи по проекта, за да няма непокрити очаквания и да хора извън the loop<Трябва да се напише:>Как се организира среща
Поддържайте комуникация с участниците в проекта. Ако разговора върви без проблем - супер.
Ако има известни трудности - не ги задминавайте, а периодично се допитвайте до хората, подсещайте с въпрос какво става с тях, могат ли да поемат задача, а ако вече са поели, то дали има проблем.
Опитвайте се колкото може по-голяма част от комуникацията да бъде публична. Идеята че нещо е публично ви кара да се замислите и помага да усетите дали има нещо прекалено в изказа ви и дали има нужда от корекция. Публичната комуникация служи и като показно, един вид учебен материал за останалите участници, в който се вижда начин по който могат да се изразят, вижда се пример за това как могат да питат въпроси или да дават отговори. Чрез публичността показвате, че няма нищо страшно в питането на въпроси. Един публично воден разговор ви позволява и да го ползвате като справка в бъдеще, и да се предпазите от безпочвени обвинения. Не подценявайте тези ефекти на публичната координация, помагат много.
Не се притеснявайте да тагвате/споменавате хора в съобщения. Така има по-голям шанс да забележат, че има нещо, което се отнася за тях. Няма да се приеме като натрапчиво или нахално - хората към които се обръщате са се включили в проекта по желание и на добра воля, те искат да им помагате с организацията.
Не се ядосвайте, ако някой от участниците върши нещата по свой начин, а не по начин който е установен за проекта. Помогнете му да го коригира или го излушайте ако не иска. Можете да дублирайте, това което участника е направил, но по начина, който искате и така да покажете защо е по-добре.
Случва се:
- участниците в даден проект да не ползват facebook активно
- или не са свикнали да го ползват за тези цели
- или facebook не им помага да се концентрират, поради целия поток от новини и лични случки
Тогава facebook групата става неудобна за координация. Хубавото е че може да изберете между различни алтернативи, сайтове специализирани в разпределението на задачи и координирането на проекти. Ето няколко, които сме пробвали:
- Trello.com
- Github.com (или Huboard.com + Github.com)
- Slack.com
- Asana.com
- Taiga.io
- .. а някъде се ползва и просто чат група привмерно в скайп.
С тях може да се създават списъци със задачи и да се класифицират, разделят в категории задачите, може и да се започне дискусия по всяка задача, както и други хитрини за по-добра организация.
До момента, в проектите, които не се координират през facebook, най-популярен избор са trello.com и github.com. Понякога са ползвани в комбинация с други услуги като Google calendar.
Най-важното, каквото и да изберете, е да им е удобно на участниците и да помага повече отколкото да пречи.
След това може да се замислите дали има нещо специфично което ви е нужно. Дали искате просто 1 страничка където всеки да допълва или искате по-голямо отделение между задачите. Искате ли удобен календар или това не толкова важно? Искате ли файловете от проекта да са на същото място като задачите или може да са отделно?
Ако сте мислили по въпроса, но все още се колебаете, питайте във facebook групата.
github+google calendarskype+trelloskype+hackpadhackpadgithub+huboardgithubfacebook група+githubfacebook група+google drive+github+huboard
Както виждате има доста различни варианти.
За да има всеки достъп до файловете, трябва да се избере каква услуга да се ползва за споделяне на файловете, иначе казано нещо чрез което файловете "да бъдат в облака". Ето няколко услуги, които са изпробвани:
В крайния случай, когато не желате да давате вашате информацията (email, име други инфо за регистрация) на гореизброените фирми можете да ползвате Obshtestvo Drive, което е подкарано на сървъра на Общество. Имайте превид, че то се базира на OwnCloud и не е толкова удобно, колкото гореизброените.
До момента Google drive и Github.com са фаворити сред проектите; най-вероятно защото позволяват както споделяне на файлове, така и групова работа над документи. От двата Github.com e насочен повече към техничари, но позволява много прецизно проследяване кой и кога променя нещо.
Дори проектът да няма техническа част, винаги ще има нужда от изготвянето на някакви текстове, подреждането на информацията в някакви таблици, или просто място където да се трупат линкове, снимки и други материали.
Най-удобно е, когато съставянето на такива документи става групово и то едновременно, тоест вместо да се размята документ от един човек на друг, да може всеки да отиде на една уеб страничка и там да редактира рамо-до-рамо с другите. Това се нарича real-time collaboration. Ето две услуги, които сме пробвали за целта:
Добро обобщение може да бъде: ползвайте Google drive за заместител на офис продукти като Word и Excel, и ползвайте Hackpad.com за бележки и не много сложни чернови.
Главните разлики между двете са:
- Google drive може да се ползва и за споделяне на файлове, hackpad не може
- В Hackpad.com могат групово да се създават само текстови файлове, а в Google drive могат да се правят и таблици, презентации и диаграми.
- Hackpad.com е много по-просто и бързо за употреба
- Hackpad.com позволява лесно в текста да се включват видеа, карта, и друга мултимедия
- Google drive може да отваря документи направени в Microsoft Word и Microsoft Excel; може също и обратното - да приготви файлове създадени в Google drive за сваляне и отваряне в Micrоsoft Word или Excel.
- В Hackpad.com няма папки, в google drive има
Как от разстояние (по интернет) да обясните проблем или идея
- shared docs
- team viewer and the like
- https://screentogif.codeplex.com/ , byzanz and so on
5
- Ако хората от екипа сте се разбрали че ще ползвате facebook, то групите там имат опцията за анкета. Може да я ползвате, за да се разберете за дата и час на среща или взимане на решения
- Doodle.com е сайт, който прави едно нещо - анкети за уговаряне на дата и час на среща.
- Проверете в email пощата, която ползвате, от къде може да настроите бутона за отговор, така че винаги да бъде първоначално "Reply to All" вместо "Reply". Така ще сте сигурни, че всеки човек към когото е изпратен мейла ще получи отговора Ви.
- Ако ползвате gmail.com разучете секцията "Labs" в настройките. От там можете да разделите пощата си на няколко секции ("Multiple Inboxes") и така визуално да отделните различните видове мейли.