Lorsque l'on démarre un projet collaboratif (voir différence entre coopératif et collaboratif), il est essentiel de batir sur de bonnes fondations. Voici une séquence qui décrit des étapes essentielles pour faciliter la mise en oeuvre de projet.
Suivre ces étapes assure le bon démarrage et le bon déroulement d'un projet et aide à passer de l'intention de départ à la mise en oeuvre même avec des gens qui ne se connaissent pas avant.
Il s'agit d'un processus cyclique d'explicitation / clarification collective des étapes suivantes:
- Intention
- Invitation
- Vision
- Principes et Actions
- Mise en oeuvre
- Retrospective
- Itération
Retour à l'intention.
Le processus peut suivre un déroulé spiralaire et s'élargir/s'améliorer à chaque cycle en batissant sur l'existant tel la croissance d'un escargot.
Un canevas pourrait être produit pour faciliter l'usage étape par étape.
Un système est extremement sensible aux conditions initiales. L'intention des personnes qui lance le projet est donc extremement importante car elle va fournir le paradigme dans lequel le système opère. Il est donc essentiel pour les initiateurs de bien clarifier et surtout expliciter leur intention. Toute faille ou incohérence à ce stade restera dans le système/projet et on ne pourra pas s'en défaire.
- 5 POURQUOI
- QUESTIONS PUISSANTES
L'intention clarifiée il faut inviter les parties prenantes à contribuer à la co-construction du projet. L'invitation doit refléter l'intention, que ce soit au niveau du choix des mots, du format ou des personnes invitées, l'invitation doit être cohérente avec l'intention.
L'invitation claire et en accord avec l'intention va agir comme un aimant, attirant les personnes en phase avec l'intention et repoussant celles qui ne s'y retrouveraient pas.
Utiliser le format "Intentcasting " pour que l'invitation touche les personnes avec qui l'invitation va résoner et qui vont être assez enthousiasmées pour se connecter:
Dans le format intentcasting, l'invitation:
- décrit une promesse d'un futur possible et souhaitable,
- est écrite d'une manière compréhensible par les personnes
- est ouverte à la participation d'une manière plus ou moins définie,
- est exprimé d'une manière qui lui permet de voyager et de se diffuser sur les canaux de communication
- NOMMER
- INTENCASTING
La vision est la fondation sur laquelle on pourra batir concretement le projet. Si la vision est fragmentée, le projet sera fragile et risque de s'écrouler à la moindre tension un peu forte.
Co-créer une vision partagée est donc un point clé et une étape à ne pas manquer. Il faut veiller à s'assurer que toutes les parties prenantes essentielles sont présentes pour participer à la co-création de la vision, car il sera extremement difficile de les faire re-rentrer dans le projet plus tard.
Dans un grand collectif, il est possible de démarrer avec un petit échantillon representatif de personnes/structures. Ce microcosme doit cependant bien représenter le macrocosme. Ensuite il sera possible de réaffiner la vision en organisant un nouveau temps en plus grand groupe, mais démarrer en petit groupe (maximum 12 personnes) simplifie grandement.
La vision devrait être ancrée de plusieurs manières pour renforcer son effet ciment sur le groupe. Ceci peut etre via:
- inclusion dans des documents clés (statuts, charte, mission du projet...)
- objet physique (affichage dans un lieu de rencontre régulier physique ou en ligne, monument, ...)
- SOUVENIR DU FUTUR
- REVE EVEILLE
- ANCRAGE
- BRISE GLACE
- ENERGISEUR
Les principes décrivent les grandes lignes dans lesquelles s'inscrivent les actions concrètes de mise en oeuvre .
Les principes et actions doivent s'inscrire dans une vision. On peut parler de principes ou d'actions pour aider à co-construire la vision, mais la validation des principes et des actions ne peut se faire que après que la vision ait été bien posée. En résumé les principes et actions découlent de la vision et non l'inverse.
- MANDALA HOLISTIQUE
Une fois que la vision, les valeurs, les pricnipes et les modes d'actions sont clarifiés et expliciter, il est important d'acter collectivement. Cela peut être sur un mode de consensus, de consentement, cela peut etre ancré par la rédaction d'une sorte de contrat social (charte, code social, statuts, ...).
La réalité étant mouvante et les choses pouvant changer, il est important de comprendre et d'accepter que ce contrat social pourra évoluer et de définir aussi ensemble les conditions selon lesquelles il pourra évoluer (par exemple prévoir des mécanismes d'évaluation type retrospective).
- CHARTE
- CHARTE RELATIONNELLE
- STATUTS
- CODE SOCIAL
Cette étape est grandement simplifiée si les étapes précédentes ont été respectées. Si ce n'est pas le cas, le risque est de faire beaucoup d'aller et retour, faire et défaire, par confusion et manque de clarté.
Même si il est tentant de passer à l'action très vite, il est important de ne pas négliger les étapes précédentes.
Dans certains cas il peut être nécessaire de passer vite à l'action dès le début pour saisir une opportunité. Il importe cependant de prendre un temps minimal pour les étapes précédentes avant de démarrer ou alors de très vite y revenir après le démarrage de la mise en oeuvre au risque de le payer cher plus tard.
Dans la plupart des cas cependant, passer à l'action n'est pas si important/urgent que ça en l'air et mieux vaut prendre un peu de temps au début pour assoir le projet, ce temps sera largement compensé par la bonne avancée du projet par la suite.
Dans le systèmes complexes, les boucles de retro-actions (feedback loops), positives ou négatives, sont un élément clé de la regulation et la stabilité des systèmes.
La retrospective joue ce role en créant un espace/temps où il est possible d'évaluer le chemin accompli et d'ajuster le parcours en se référant à la vision initialle.
Il est donc essentiel de prévoir des temps réguliers de retrospective. La durée et la fréquence des retrospectives sont liées à la durée de mise en oeuvre couverte. Par exemple quelques minutes tous les jours, complétées de quelques heures tous les mois.
Pour faciliter la mise en oeuvre, il est utile de ritualiser (format particulier et rythme régulier).
- RITUELS
- RETROSPECTIVE
- BILAN RELATIONNEL
La restrospective renvoi à la vision initiale et il peut être important de prendre un temps pour remettre a jour collectivement celle ci lorsqu'on travaille sur des temps longs (par exemple tous les ans). Dans la nature et les systèmes complexes, l'itération permet de générer de la complexité à partir de règles simples (on le voit de manière claire dans les fractales).
Ainsi on repart pour un cycle de clarification/explicitation (intention, invitation, vision, principes et actions...)
Lilian Ricaud [email protected]
Voir aussi dans le même esprit: Organisation collective http://dev.multibao.org/#captain-berrotte/astuces_stages_creatifs/blob/master/organisation_collective/01-atelier_vision.md