ch14.txt

Chương 14:
Cài đặt và vận hành


Các mục tiêu
. Làm quen với tiến trình cài đặt hệ thống
. Hiểu các hình thức khác nhau của các chiến lược chuyển đổi và tình huống sử dụng chúng.
. Hiểu một vài kỹ thuật để quản lý thay đổi
. Làm quen với các tiến trình sau cài đặt


Cài đặt & Vận hành
. Quản lý thay đổi cho một hệ thống mới là một trong những tác vụ khó nhất trong bất kỳ tổ chức nào
. Kế hoạch chuyển đổi thường bắt đầu khi các lập trình viên còn đang lập trình
. Quản lý thay đổi tập trung vào nhân lực
. Bảo trì có thể chiếm 80% ngân quỹ hệ thống thông tin


Thực thi thay đổi
Hệ thống đang có  --chuyển biến--> Hệ thống mới

Phá băng       Dịch chuyển           Tái đóng băng
---------      -----------          ----------
Phân tích&   . Chuyển đổi kỹ thuật   Hỗ trợ &
Thiết kế         . Quản lý thay đổi       Bảo trì


Các vấn đề văn hóa và công nghệ thông tin


Các vấn đề văn hóa
. Khoảng cách quyền lực
. Tránh những điều không chắc chắn
. Cá nhân vs. tập thể
. Phái mạnh vs. phái đẹp
. Định hướng dài hạn vs. ngắn hạn


Sự chuyển đổi


Sự chuyển đổi
. Sự chuyển đổi là tiến trình kỹ thuật theo đó một hệ thống mới thay thế một hệ thống cũ
. Ba bước chính đối với kế hoạch chuyển đổi
- Sở hữu và cài đặt các phần cứng cần thiết
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi dữ liệu
. Ba chiều của một kế hoạch chuyển đổi
- Phong cách chuyển đổi
- Địa điểm chuyển đổi
- Các mô-đun chuyển đổi


Các chiến lược chuyển đổi
Các mô đun  - Từng Mô-đun
              Toàn hệ thống
Phong cách - Trực tiếp
             Song song
Địa điểm - Thử nghiệm
           Chia pha
           Đồng thời


Lựa chọn các chiến lược chuyển đổi
. Rủi ro, chi phí, và thời gian: Lựa chọn hai tiêu trí bất kỳ
. Rủi ro
- Kể cả sau khi kiểm tra, các lỗi vẫn có thể tồn tại
. Chi phí
- Các tài nguyên dư thừa cho các bước chuyển biến có thể có giá cao
. Thời gian
- Chậm và an toàn hay nhanh và mạo hiểm?


Các thành phần của các kế hoạch du nhập
Kế hoạch chuyển đổi   | Cài đặt phần cứng
(Các vấn đề kỹ thuật) | Cài đặt phần mềm
                      | Chuyển đổi dữ liệu

Kế hoạch quản lý thay đổi
(Các vấn đề tổ chức)
         | Kiểm tra các chính sách quản lý
         | Đánh giá chi phí và lợi ích
         | Khuyến khích tiếp nhận
         | Tổ chức đào tạo
  ↓ ↓ 
Các thao tác khởi đầu


Quản lý thay đổi


Quảy lý thay đổi
. Tiến trình giúp mọi người chấp nhận & thích nghi với hệ thống mới và các tiến trình công việc bổ trợ tránh nhấn mạnh quá mức
. Các vai trò chính
- Nhà tài trợ
- Chuyên viên thay đổi
- Những người chấp nhận tiềm năng
. "Xây dựng nó và mọi người sẽ đến" không xảy ra!


Kháng cự đối với thay đổi
. Điều gì tốt cho công ty thì thường không tốt cho người bên trong nó
. Mọi người thực hiện các phân tích chi phí-lợi ích của riêng họ
- Hầu hết sẽ đánh giá quá cao chi phí và đánh giá quá thấp lợi ích
- Cần phải tính đến chi phí của quá trình chuyển biến
- Chi phí và hiệu quả nhận thấy được định hình thái độ


Chi phí & Lợi ích của thay đổi
Hệ thống đang có   --Thay đổi--> Hệ thống mục tiêu
<-- Các nhân tố ngăn cản: Chi phí của sự thay đổi x Sự chắc chắn của chi phí phát sinh
Các nhân tố cho phép -->: Lợi ích của sự thay đổi x Sự chắc chắn của lợi ích phát sinh

<-- Các nhân tố ngăn cản: Chi phí của hệ thống đích x Sự chắc chắn của chi phí phát sinh
Các nhân tố cho phép -->: Lợi ích của hệ thống đích x Sự chắc chắn của lợi ích phát sinh


Xem lại các chính sách quản lý
. Các chính sách quản lý
- Cung cấp các mục tiêu
- Xác định cách thức các quy trình công việc cần được thực hiện
- Xác định cách mọi người được trao thưởng
. Không có hệ thống máy tính nào sẽ được chấp nhận thành công trừ phi các chính sách quản lý ủng hộ sự chấp nhận nó


Các công cụ tổ chức quá trình làm việc
. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn
- SOPs phải được xem lại để khớp với hệ thống mới
. Các thước đo và phần thưởng
- Thích nghi để khích lệ các hành vi (sự chấp nhận) mong muốn
. Cấp phát tài nguyên
- Ảnh hưởng trực tiếp là sự cấp phát lại thực tế của các tài nguyên
- Ảnh hưởng biểu tượng thể hiện rằng sự quản lý là nghiêm túc về hệ thống mới 


Đánh giá chi phí & Lợi ích
. Hai góc nhìn: Tổ chức & người chấp nhận
. Tính đến cả các ảnh hưởng đồng thời lên người dùng cuối, và những quản lý trung gian của họ.
. Muc tiêu là thuyết phục các đối thủ chuyển sang ủng hộ
- Có thể cần đến những thay đổi quản lý đáng kể để ngăn chặn sự phản đối tập thể
. Thành công của tổ chức có thể thực sự làm lu mờ sự sẵn sàng đón nhận một hệ thống mới
- "Vì sao phải sửa nó nếu nó không hòng?"


Khuyến khích sự chấp nhận
. Cung cấp các bằng chứng rõ ràng và thuyết phục về sự cần thiết của thay đổi
. Hai chiến lược cơ bản để khuyến khích chấp nhận là 
- Chiến lược thông tin
- Chiến lược chính trị
. Mục tiêu quản lý thay đổi là hỗ trợ và khuyến khích những người chấp nhận sẵn sàng và giúp họ chiến thắng những người chấp nhận miễn cưỡng.


Các thái độ của tổ chức
Chống lại tiếp nhận: 25%
Sẵn sàng tiếp nhận: 25%
Chấp nhận miễn cưỡng: 50%


Đào tạo
. Sự chấp nhận là được phép bằng cách cung cấp các kỹ năng cần thiết để chấp nhận thay đổi.
. Đào tạo không nên tập trung vào sử dụng hệ thống.
. Đào tạo nên tập trung vào giúp đỡ người dùng hoàn thành công việc của họ.
. Đào tạo theo lớp là phổ thông nhất, nhưng các lựa chọn khác là tốt hơn cho những tình huống cụ thể.


Lựa chọn các phương pháp đào tạo
+ Chi phí phát triển:
- Đào tạo theo lớp: Trung bình
- Đào tạo Một-một: Thấp-Trung bình
- Đào tạo dựa trên máy tính: Cao
+ Chi phí chuyển giao:
- Đào tạo theo lớp: Trung bình
- Đào tạo Một-Một: Cao
- Đào tạo dựa trên máy tính: Thấp
+ Ảnh hưởng: 
- Đào tạo theo lớp: Trung bình-cao
- Đào tạo Một-một: Cao
- Đào tạo dựa trên máy tính: Thấp-Trung bình
+ Đạt được:
- Đào tạo theo lớp: Trung bình
- Đào tạo một-một: Thấp
- Đào tạo dựa trên máy tính: Cao


Các hoạt động sau thực thi


Hỗ trợ hệ thống
. Nhóm vận hành chịu trách nhiệm cho việc chạy hệ thống sau khi cài đặt.
. Các hình thức hỗ trợ hệ thống
- Đào tạo theo nhu cầu
- Hỗ trợ trực tuyến
- Trợ giúp kỹ thuật
. Mức I, hỗ trợ cần đáp ứng 80% vấn đề
. Mức II, đội ngũ hỗ trợ giải quyết các vấn đề tồn đọng sau khi báo cáo vấn đề được cung cấp bởi mức I


Các thành phần của một báo cáo vấn đề
. Thời gian và ngày báo cáo
. Thông tin liên lạc cho người hỗ trợ lấy báo cáo
. Thông tin liên lạc của người báo cáo vấn đề
. Phần mềm và/hoặc phần cứng làm phát sinh vấn đề.
. Địa điểm của vấn đề
. Mô tả vấn đề
. Hành động được thực hiện
. Bố trí (vấn đề được giải quyết hoặc được chuyển qua cho người bảo trì hệ thống)


Bảo trì hệ thống
. Quá trình tái thiết hệ thống để đảm bảo chắc chắn rằng nó tiếp tục phù hợp với các nhu cầu nghiệp vụ.
. Đắt hơn phát triển ban đầu
. Các yêu cầu thay đổi là những phiên bản nhỏ của một yêu cầu hệ thống


Xử lý một yêu cầu thay đổi
Báo cáo vấn đề --1. Thay đổi tiềm năng--> Quản lý dự án
Người dùng; Các thay đổi với những hệ thống khác; Những thay đổi phần mềm hoặc mạng --> Quản lý dự án.
Quản lý dự án --2. Yêu cầu thay đổi cùng với tính khả thi, chi phí, và lợi ích --> Hội đồng thay đổi 
Hội đồng thay đổi --3. Thứ tự ưu tiên;--> Quản lý dự án
Người quản lý dự án --4. Yêu cầu thay đổi--> Người phân tích
Người phân tích --5. Thiết kế--> Lập trình viên
Lập trình viên --6. Hệ thống đã thay đổi-->Quản lý dự án


Tổng kết
. Các vấn đề văn hóa và công nghệ thông tin
. Chuyển đổi
. Quản lý thay đổi
. Các hoạt động sau thực thi