Si vous faites une évaluation de formation consistant à réaliser un bout de code ou toute chose informatique pensez à faire approuver ce travail par le responsable de formation et à garder une trace de celui-ci.
Les fiches de compétences doivent être mises à jour à chaque nouvelle formation, et signées par le membre concerné.
Chaque semaine doit être tenue une réunion afin de mettre à jour les risques et opportunités. Les points suivants peuvent être décidés :
- réévaluation des indices de probabilité et de gravité / bénéfice ;
- ajout d'un risque / opportunité ;
- clôture d'un risque / opportunité si les indices de probabilité et de gravité / bénéfice sont trop faibles ou si ce risque / opportunité n'a plus lieu d'être.
De même lors de cette réunion les indicateurs peuvent être modifiés : ajout / suppression d'un ou plusieurs indicateurs, modification des valeurs seuils, de la manière de mesurer ...
Une fiche de suivi doit être réalisée chaque semaine afin de savoir qui a fait quoi. Deux solutions sont possibles :
- Une fiche par personne que chaque membre remplit avec ce qu'il a fait dans la semaine. Le chef PIC vérifie cette fiche à la fin de chaque semaine ;
- Une réunion en début de semaine où chacun expose ce qu'il a fait la semaine passée et ce qu'il va devoir faire la semaine à venir. Cette réunion doit être tracée dans un compte-rendu (qui peut être le même que celui pour la réunion des risques/opportunités).
Sur chaque document figure une case permettant de définir le contrôle ou non de la diffusion. Si votre document est en diffusion contrôlée, il faut l'envoyer à la liste des destinataires à chaque modification de celui-ci, ce qui n'est pas le cas en diffusion non contrôlée.