In voorgaande hoofdstukken gaat het protocol ervan uit dat wijzigingen 'in vrijheid' worden doorgevoerd. In het beheerproces wordt geen rekening gehouden met noodzakelijke wijzigingen, die met spoed of onder druk van bijvoorbeeld (externe) nieuwe wet- en regelgeving moeten worden doorgevoerd. Hiervoor bestaat een escalatieprocedure. Daarnaast kunnen ook klachten ingediend worden over het beheerproces en zijn afspraken gemaakt over de klachtenafhandeling.
Er is sprake van een escalatieprocedure als er een wijziging noodzakelijk is die niet in het reguliere wijzigingsproces doorgevoerd kan worden, omdat dit naar verwachting en inschatting te lang duurt. Een uitputtende lijst met situaties en criteria wanneer escalatie van toepassing is, valt op voorhand niet te geven. Maar voor de beeldvorming: het gaat om situaties waarbij het niet doorvoeren van een bepaalde noodzakelijke wijziging leidt tot onaanvaardbare risico's voor het werkveld of het onmogelijk uitvoeren (vanwege bijvoorbeeld tegenstrijdige wetten) van werkzaamheden.
De escalatieprocedure wordt niet gebruikt om reguliere wijzigingen sneller door te kunnen voeren. Er is geen vastgelegd proces om de escalatieprocedure te doorlopen, omdat verschillende situaties van escalatie wellicht tot een verschillende wijze van handelen moeten leiden. In plaats daarvan zijn onderstaande sturende principes leidend om verantwoordelijkheden te duiden.
Signalering
Uit het werkveld kunnen signalen ontstaan dat met spoed een wijziging doorgevoerd zou moeten worden. Het is vooraf niet aan te geven uit welke kanalen deze geluiden zullen ontstaan. Het is wel van belang om de rol van Geonovum te onderkennen als antennefunctie voor het werkveld. In ieder geval zullen deze signalen op enig moment de opdrachtgever of Geonovum bereiken, en op dat moment zal er overleg gevoerd worden over deze signalen.
Overleg
Bij de besluitvorming binnen de escalatieprocedure wordt er in principe overleg gevoerd tussen de opdrachtgever voor het beheer van de betreffende standaard en Geonovum. Beide partijen raadplegen de betrokkenen daar waar nodig.
Besluitvorming
De beoordeling of de escalatieprocedure van toepassing is, wordt genomen door de trekker van het Basisprogramma, dan wel de contactpersoon bij de Programmaraad. Ook het besluit welke wijzigingen er precies doorgevoerd moeten worden en op welke manier, wordt genomen door dezelfde persoon.
Coördinatie
De coördinatie tijdens de escalatieprocedure wordt uitgevoerd door de trekker van het Basisprogramma, dan wel de contactpersoon bij de Programmaraad.
Communicatie met het werkveld
De communicatie met het werkveld wordt uitgevoerd door Geonovum. Als beheerder van het Raamwerk wordt verwacht dat Geonovum het meest directe contacten heeft met het werkveld.
Het garanderen van het serieus nemen van klachten kan alleen door deze volgens een zorgvuldige procedure te behandelen. Klachten kunnen ook beschouwd worden als verbetersuggestie. Twee verschillende typen klachten met betrekking tot het Raamwerk van geo-standaarden worden onderscheiden:
- Klachten over de toepassingsmogelijkheid van het Raamwerk;
- Klachten over het beheer van het Raamwerk.